ИТ-обеспечение мероприятий «под ключ»


   В подготовке и проведении любого крупного мероприятия участвуют десятки сотрудников организаторов и их подрядчиков, включая нанятый персонал или волонтеров. Почти каждый из них использует в своей работе компьютер и другую оргтехнику, ставшую неотъемлемой частью современных рабочих процессов практически в любой сфере. Конечно, большинство сотрудников организаций уже давно используют в своей повседневной работе ноутбуки, которые несложно взять с собой в штаб организатора на площадку мероприятия. Но как быть с другой необходимой на мероприятии оргтехникой, которой пользуются множество сотрудников офиса? Нельзя же просто забрать на несколько дней или недель все принтеры и сканеры, нарушив тем самым всю выстроенную работу офиса, которая должна продолжаться и в период подготовки и проведения мероприятия. К тому же, всю эту технику необходимо еще и заранее собрать, перевезти на площадку, временно смонтировать и тщательно настроить под новые параметры. А затем – все в обратном порядке: демонтаж – сборка – транспортировка в офис, которая без качественной упаковки и контроля почти наверняка приведет к порче, а то и поломке или пропаже какой-то части вашего оборудования.

   Помимо обеспечения временных рабочих мест для сотрудников организатора мероприятия и их подрядчиков, на многих мероприятиях также требуется дополнительное оборудование для организации дополнительных и вспомогательных процессов и целых зон. Чем крупнее мероприятие, тем больше техники необходимо – работа информационных стоек, обеспечение пресс-центров и лаундж-зон, сервисных центров и других зон, требующих организации временных, но полноценных рабочих мест, включая компьютеры и оргтехнику. Наверное, какое-то количество стареньких компьютеров и оргтехники можно найти и в закромах вашего ИТ-отдела, но только представьте, как будет выглядеть подобный «зоопарк» в глазах участников и посетителей вашего мероприятия?

   Естественно, попытка решить вопрос обеспечения подготовки и проведения мероприятиях своими силами, также отвлечет и ваших ИТ-сотрудников, обслуживающих технику и ПО вашего офиса. И где гарантия, что уже в первые часы там не «отвалится» Интернет, главный бухгалтер не столкнется с невозможностью по какой-то неведомой причине открыть 1С, а старенький принтер, оставленный на весь офис «за старшего» на те «всего лишь несколько дней», вдруг не захлебнется в очереди на печать и не станет камнем преткновения большинства бизнес-процессов компании?

РЕШЕНИЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАТОРОВ

      • Организация на месте проведения мероприятия большого количества временных рабочих мест для персонала организаторов и участников мероприятия, оснащенных ноутбуками и другой необходимой оргтехникой:
        • штабы мероприятий;
        • пресс-центры;
        • сервисные центры для участников;
        • лаундж-зоны для участников;
        • переговорные комнаты для участников
      • Аренда профессиональной офисной оргтехники:
        • Рабочие станции/ноутбуки;
        • Цветные и черно-белые принтеры формата А4 и А3;
        • Цветные и черно-белые МФУ формата А4 и А3;
        • Мониторы и телевизионные табло.
      • Обеспечение надежной и бесперебойной работы большого количества разнообразной оргтехники на протяжении всего мероприятия

        ЭТАПЫ РАБОТ

        ПРОВЕДЕНИЕ КОНСУЛЬТАЦИИ, ПОДБОР ОПТИМАЛЬНЫХ ВАРИАНТОВ И КОЛИЧЕСТВА ОБОРУДОВАНИЯ ИСХОДЯ ИЗ РЕГЛАМЕНТА И ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

        ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ, ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВЫЕЗД НА ПЛОЩАДКУ МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ МЕСТ МОНТАЖА ОБОРУДОВАНИЯ

        ДОСТАВКА, МОНТАЖ И НАСТРОЙКА АРЕНДУЕМОГО ОБОРУДОВАНИЯ НА ПЛОЩАДКЕ МЕРОПРИЯТИЯ, ПРОВЕРКА РАБОТЫ

        ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ ИНЖЕНЕРАМИ И ТЕХНИКАМИ КОМПАНИИ НА МЕСТЕ, А ТАКЖЕ ОБЩИЙ КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ОКАЗАНИЯ УСЛУГ  НА ПРОТЯЖЕНИИ ВСЕГО МЕРОПРИЯТИЯ

        ДЕМОНТАЖ ОБОРУДОВАНИЯ ПО ОКОНЧАНИИ МЕРОПРИЯТИЯ

В РЕЗУЛЬТАТЕ

      • Организатор получит необходимое количество рабочих мест с компьютерами и оргтехникой для обеспечения работы всех зон мероприятия;
      • Будет аккуратно смонтировано и настроено ИТ-оборудование;
      • Техническая поддержка инженерами компании безотказной работы оборудования будет обеспечена на протяжении подготовки и проведения всего мероприятия