В подготовке и проведении любого крупного мероприятия участвуют сотрудники организаторов, подрядчики, волонтеры и нанятый персонал. Для их плодотворной работы необходимы ноутбуки, оргтехника, доступ в интернет. Конечно, большинство сотрудников организаций уже давно используют в своей повседневной работе ноутбуки, которые несложно взять с собой в штаб организатора на площадку мероприятия. Но как быть с другой необходимой на мероприятии оргтехникой, которой пользуются множество сотрудников офиса? Нельзя же просто забрать на несколько дней или недель все принтеры и сканеры, нарушив тем самым всю выстроенную работу офиса, которая должна продолжаться и в период подготовки и проведения мероприятия. К тому же, всю эту технику необходимо еще и заранее собрать, перевезти на площадку, смонтировать и настроить с учетом регламента мероприятия. А затем – все в обратном порядке: демонтаж – сборка – транспортировка в офис.

Помимо обеспечения временных рабочих мест для сотрудников организатора мероприятия и их подрядчиков, на многих мероприятиях также требуется дополнительное оборудование для организации дополнительных и вспомогательных процессов и целых зон. Чем крупнее мероприятие, тем больше техники необходимо – работа информационных стоек, обеспечение пресс-центров, сервисных центров и других зон, требующих организации временных, но полноценных рабочих мест, включая компьютеры и оргтехнику.